Документы которые можно передавать в электронном документообороте

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи. Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота.

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения. Федеральный закон от Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений.

Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи. Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут? Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы.

Электронный документ — надежен , хранить его просто и судами он принимается. Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего. Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ. Согласно подпункту Юридическую значимость электронного документа определяет статья 6 Федерального закона от В том числе в пункте 1 данной статьи написано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

В законодательстве явно говорится лишь об одном виде документов, который не может существовать без бумаги, так как он составляется и имеет юридическую силу только в бумажном виде. Согласно статье 4 Федерального закона от Это не говорит о том, что нет больше документов, для которых обязательно наличие бумажного экземпляра. В данном случае говорится о том, что вексель в обязательном порядке должен быть составлен только на бумаге, в то время как другие документы, требующие бумажного экземпляра, первоначально могут быть оформлены в электронном виде товарно-транспортная накладная, трудовой договор и т.

Существует еще требования некоторых нормативных актов, которые предписывают оформлять ряд документов на специальных бумажных бланках. Это связано как правило с наличием на таких бланках гербов и эмблем и в большей степени относится к федеральным органам исполнительной власти. В любом случае для большинства внутренних документов коммерческих организаций таких жестких условий не существует.

Для закрепления формы электронного документа в коммерческой организации достаточно локального нормативного акта. Однако, государственные органы также не отстают от прогресса. Всё больше документов их компетенции переводятся в электронный вид, с одной лишь оговоркой, что если у органа власти нет технической возможности вести электронный документооборот как внутренний, так и внешний , то в таком случае орган власти продолжает работать с бумагой.

Можно сказать даже наоборот — они двигают прогресс, одним из примеров является Федеральная налоговая служба, переводящая в электронный вид взаимодействие с организациями по отчетности. Межведомственное документальное взаимодействие тоже переводится в электронный вид. Для исполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 25 декабря г.

На данный момент кадровое делопроизводство один из самых сложных процессов для перевода его на полностью безбумажный вариант работы. Это связано в первую очередь с:. Подробнее об электронном кадровом производстве. Но электронные документы завоевывают и эту консервативную область.

Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид.

Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:. Также, согласно статье Что же касается типичных для классического делопроизводства документов приказы, служебные записки, исходящие письма и т. Единственный момент, который потребуется решить это возможность Генерального директора работать в системе, а без данной возможности или желания организовать передачу права на подписание документов от его лица другим сотрудником.

В связи с этим можно столкнуться с ситуацией, когда Генеральный директор не желает работать в системе и считает недопустимым передачу его функций относительно подписания документов другому сотруднику, даже в рамках законодательства. Согласно пункту 5 стать 9 Федерального закона от При этом, необходимо помнить, что в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В равной степени, вышесказанное касается и регистра бухгалтерского учета статья Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств , обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи.

Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа. При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по требованиям и шире по вариантам.

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС согласно приказу ФНС от Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате xml и те, которые возможно отправить в скан-образах. Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог.

Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде не менее 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Согласно приказу ФНС России от У продавца и покупатели должны быть одинаковые счет-фактуры либо только электронные, либо только бумажные. Используется до 30 июня , созданные до 1 июля счет-фактуры принимаются до 31 декабря года. Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету возмещению в порядке, установленном НК РФ.

Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов.

Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от Хранить необходимо не менее 4 лет с момента внесения последней записи. Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров выполнении работ, оказании услуг организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по.

Отчетный документ по налогу на добавленную стоимость НДС , в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры. Не зависимо от первоначального оформления на бумаге или в электронном виде в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде. Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного Журнала, если в нем после отправки в контролирующий орган, обнаружилась ошибка.

Однако, большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами.

Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка. Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров выполненных работ, оказанных услуг , переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены тарифа и или уточнения количества объема отгруженных товаров выполненных работ, оказанных услуг , переданных имущественных прав.

Используется до 30 июня , созданные до 1 июля корректировочные счета-фактуры принимаются до 31 декабря года. С первого июля формируются согласно приказом ФНС от Документ оформляет приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений купли-продажи.

Счет-фактура и документ об отгрузке товаров выполнении работ , передачи имущественных прав документ об оказании услуг , включающий в себя счет-фактуру. Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке. В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов.

Является обязательным с 1 июля Если УПД применяется как первичные документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота. Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров выполненных работ, оказанных услуг , переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.

Если новый формат используется только с функцией документа об изменении стоимости отгруженных товаров выполненных работ, оказанных услуг , переданных имущественных прав УКД со статусом "2" , то он включает также файл обмена для представления информации продавца и файл обмена для представления информации покупателя, которого в зависимости от положений ГК РФ может и не быть. При этом в файле обмена информацией продавца будет отсутствовать корректировочный счет-фактура и, соответственно, такой файл будет подписываться только электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни.

Ответ предоставляется на предусмотренное Статьей 88 Налогового кодекса РФ право налоговой инспекции по результатам камеральной проверки декларации и других документов, в которых содержится информация о налоге на добавленную стоимость и вычетах налогоплательщика за отчетный период, истребовать пояснения к декларации по НДС. С 1 января года ответ на требование о пояснениях по НДС придется представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи ТКС.

Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьей 88 Федерального закона от За непредставление или несвоевременное представление пояснений предусмотрен штраф в размере рублей. Оформляется в некоторых случаях, в том числе, если доставка товаров осуществляется сторонней организацией. Оформляется совместно с УПД при перевозке грузов и заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному — для грузополучателя и грузоотправителя и 2 — для транспортной компании.

С 1июля никаких изменений не претерпевает. На данный момент наличие бумажного экземпляра является обязательным. Однако подавать в контролирующие органы можно по средствам ТКС.

Необходимо отметить, что перевод в электронный вид данного документа является важным вопросом для транспортных компаний. На данный момент есть даже предложения по улучшению процесса обмена ТТН, с ними Вы можете ознакомиться в статье Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра. Основной документ, оформляемый при перемещении товаров через таможенную границу государства экспорт, импорт. Служит основанием для пропуска через границу. Ошибки, помарки, подчистки исключены.

Если при заполнении декларации вы допустили ошибку, можно зачеркнуть неправильные данные, а над ними указать верные.

Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге. Переходим на электронные документы

Глава 4. Обмен электронными документами Основные действия при работе с программой производятся в форме Начальная страница, которая открывается при запуске. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, и быстрые отборы для фильтрации списка; справа — список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие. Над списком электронных документов находятся соответствующие кнопки для выполнения операции с выбранным документом или несколькими документами одновременно. Сформировать новый электронный документ можно:. Дорогие читатели!

Документы которые можно передавать в электронном документообороте

Про защищенные носители Виды, предназначение и характеристики. Как приобрести Последовательность действий при покупке. Получить счет Процедура выбора и получения счета. Договоры и доверенности Бланки и примеры документов. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил. В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа. Электронный документооборот между организациями — это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов. Функциональность схожа с PDF Reader: можно поставить рукописную подпись на экране смартфона, выбрать готовое изображение, сфотографировать подпись с другого документа или использовать специальный рукописный шрифт. Не зависимо от первоначального оформления на бумаге или в электронном виде в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде. Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного Журнала, если в нем после отправки в контролирующий орган, обнаружилась ошибка.

.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Система электронного документооборота (СЭД): можно ли автоматизировать хаос?
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных