Образец описи для сдачи документов в архив

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Задать вопрос Заказать звонок. Для остальных организаций Основные правила выступают как справочное пособие. Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа. Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения.

Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве. Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования. Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу. Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций.

Как составить опись передаваемых документов

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме ниже приводится ссылка для скачивания образца.

Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ. Опись документов в архив составляется в двух экземплярах один — в отдел, другой — в архив. Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их. Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер.

Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами правило такое — одна строка в описи для каждого тома или части. В описи документов в архив не принято повторять одинаковые заголовки. Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью. Прием дел в архив проводится ответственным за архив по сдаточной описи в присутствии сотрудника структурного подразделения.

При этом обязательно в двух экземплярах описи:. Образец описи документов в архив. Подскажите, пожалуйста. Тома не указываются ни в описи, ни на деле. Может быть я конечно не правильно понял суть вопроса, но на мой взгляд, если сотрудник работал несколько десятков лет в организации, а потом уволился, то почему у него не может к этому времени накопиться документов в личным деле более чем на листах.

И тогда логично предположить, что личное дело такого сотрудника будет состоять из нескольких том. Вопрос состоял в том, каждому ли делу должен быть присвоен свой номер по описи.

Даже если личное дело состоит из 4-х томов, каждый том будет числиться под отдельным архивным номером в описи. Здравствуйте, какие документы образовательные учреждения должны сдавать в архив министерства? А какие оставить? Документы передаются в вышестоящую организацию в вашем случае — министерство только при ликвидации учреждения. Если учреждение является источником комплектования государственного архива, то документы постоянного хранения передаются в этот архив по истечении срока ведомственного хранения.

Документы по личному составу хранятся в учреждении вплоть до его ликвидации. До этого момента в организации не описывали личные дела уволенных работников, то есть начали с года. Теперь им нужно описывать дела за прошлые годы до г. Как быть с нумерацией?

Нумерацию надо исправить, начать с самого раннего года увольнения работников, разумеется, по согласованию с ЭПК. Положения об ЭК, об архиве следует менять по мере необходимости: в случае каких-либо изменений, либо после разработки новых типовых примерных положений. Возникли проблемы с описями дел уволенных сотрудников. И все, делается в 2 экз. Все правильно? На личные дела составляется опись личных дел уволенных сотрудников по году увольнения, в пределах одного года личные дела располагаются в алфавитном порядке.

Опись составляется в 3-х экземплярах, один остается в отделе кадров, два сдаются в архив. Спасибо за ответ. Немного запуталась, а как быть если у нас и кадровый работник и ответственный за архив одно и тоже лица. В данном случае сдаточную опись можно не оформлять. Просто составляются описи дел, соответственно, после оформления упорядочения дел.

Это будут крайние даты документов: самая ранняя и самая поздняя даты договоров, подшитых в деле. Добрый день. И карточки Т Личные карточки уволенных работников ф. Т-2 обязательно включаются в опись дел по личному составу. Отдел сдает документы в архив по сдаточной описи. Документы года. Номенклатуру ввели только в , далее ежегодно утверждается.

Какие индексы ставить делам? Согласно номенклатуре года? Если номенклатуры дел за соответствующий период не было, то индексы ставить не надо. Устроилась недавно и наткнулась на такую проблему: просматривая протоколы заседаний ЭК В конце года очередное заседание ЭК и снова рассматривался вопрос описи дел по личному составу за — годы 2я часть. И не указана причина почему подлили на 2 части, с чем это связано Подскажите, пожалуйста, как обосновать проверяющим причину того, что 2 года подряд согласовывали за описи дел частично??

Если опись дел по личному составу за — гг. Если были какие-то недоработки, то опись не надо было согласовывать. Проверяющим можно сказать, например, что в году в опись не было включено одно дело за год, поэтому опись согласовывали повторно. Конечно, так будет правильно, если по протоколу года опись только ставились на рассмотрение, но не была согласована. А если согласована только часть описи, как Вы пишете? Хотя такого не должно быть, опись либо согласовывается, либо нет в связи с недоработкой.

Первый раз сдаю в архив опись по личному составу. До меня не составляли описи и не сдавали. Я могу сделать одну опись за все года? Допускается оформление единой описи дел по личному составу сразу за несколько годовых разделов.

Однако все вопросы по оформлению дел и описей следует согласовывать с архивом, в который вы передаете документы. Спасибо Вам за ответы. Дела с карточками формы Т-2 на уволенных работников включаются в опись дел по личному составу, в которую входят также приказы по личному составу, лицевые счета по заработной плате и другие документы.

Личные дела уволенных работников могут включаться в опись дел по личному составу, но лучше составлять на них отдельную опись. Если у вас две описи: опись дел по личному составу и опись личных дел уволенных работников, то каждой описи присваивается свой номер. Первый номер, как правило, присваивается описи дел постоянного хранения. Я только устроилась на должность архивариуса в ООО.

У нас нет возможности хранить документы в кабинетах отделов и структурных подразделений, поэтому даже дела временного хранения до 10 лет включительно сдаются в архив. Раньше все папки, как они есть, просто переносили в помещение архива без описей.

Я продолжать такую практику не хочу, но и сильно усложнять прием-передачу документов временного хранения не хотелось бы. Вопрос такой: как должно выглядеть частичное оформление дел временного хранения особенно тех, что хранятся 5 и менее лет.

Какого оформления мне требовать от отделов, чтоб и себя обезопасить и не разводить лишней бюрократии? Дела временного срока хранения подлежат упрощенному оформлению: не подшиваются, листы не нумеруются. Но обложка дела должна быть оформлена с указанием наименования организации, наименования структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, срок хранения.

Если Вы отвечаете за сохранность принятых дел, то, разумеется, дела временного срока хранения должны сдаваться по сдаточным описям, это упростит впоследствии и поиск документов. Помогите разобраться, в архиве организации скопились папки 10 летний давности, в них обобщены документы с разными сроками хранения и с постоянными сроками хранения.

Можно ли не расшивать эти документы, а сроки хранения сделать по максимуму постоянно. Или все равно нужно будет расшить и скомплектовать по срокам? В соответствии с Правилами документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела, тем более, в дела с постоянным сроком хранения не допускается подшивать документы временного хранения. При подготовке описи дел постоянного хранения дела придется расшивать. Здравствуйте, Евгения, подскажите, пожалуйста, сдаточные описи дел временного до 10 лет включительно и долгосрочного свыше10 лет и постоянного хранения могут отличаться?

А под таблицей описи дел со сроками хранения 5 лет, только указать сколько дел передано без литерных и пропущенных номеров. И что такое регистрационно-контрольные карточки к документам, о которых упомянуто в образце сдаточной описи?

Перечисленные Вами описи, конечно, отличаются. Регистрационно-контрольные карточки РКК — это форма регистрации документов вместо регистрационных журналов. Имеется в виду, что документы на хранение передаются вместе с регистрационными формами — журналами или РКК.

Пожалуйста, прокомментируйте ФЗ от Всё правильно, сроки хранения документов исчисляются со дня создания. Это касается приказов по личному составу, лицевых счетов или других документов по заработной плате.

Что касается личных дел уволенных работников и личных карточек ф. Т-2, то в них последние документы и записи также созданы в год увольнения, а не в год приема работника, исчисление будет вестись по этой дате.

В — гг. Я могу составить им одну опись за все года по постоянному сроку хранения и одну по долговременному сроку хранения? Или необходимо делать разбивку по годам? За такой большой период надо разбить описи на несколько разделов. Конкретнее вам должны сказать об этом в архиве, куда вы передаете документы.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Приказ Министерства культуры России от Для примера рассмотрим образец описи архивных документов — передаваемых в архив организации. Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек один из них является председателем. Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом.

Опись передачи документов образец бланк

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме ниже приводится ссылка для скачивания образца. Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ. Опись документов в архив составляется в двух экземплярах один — в отдел, другой — в архив. Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их. Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер.

Опись документов бланк

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации 1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет см. Пример В график передачи дел в архив на год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период — гг.

Образец архивной описи

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Подписаться на рассылку Рассылка. Уведомление о пополнение базы документов новыми образцами. Юридическая Энциклопедия. Заказать звонок. Часто в организациях и предприятиях возникает необходимость для составления описаний дел в архиве или в делопроизводстве.

Опись документов представляет собой справочник, который раскрывает состав и содержание документов, систематизирует и учитывает их внутри всего набора документов.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Подписаться на рассылку Рассылка.

Опись документов

.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

.

Опись документов в архив

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Мирон

    Смешно это или нет , а больше нету за кого и голосовать,правду сказал ваш оператор,за Пороха.

  2. mudetolri

    Да,Тарас раскрыл очередную схему обмана.На OLX я купил много чего и всегда платил наложеным платежем.Хоть и есть комисия за денежный перевод,зато без риска.

  3. Ермил

    Уголовное дело могут возбудить если поймают в сост.опьянения уже лишенного за езду в сост.опьянения

  4. Ипатий

    Якщо так то кому залітись коли непускають і не дають білети в касі

  5. woodsloli

    Не провомерно говоришь какая сука разрешила на кладывать арест и вычита штрафы если я право не давал распорежаться мойми деньгами, 0хуели вы в край и здесь вас ждёт этоже но только смертных.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных